提供符合往訪國駐華使館要求的邀請信有助于順利獲取簽證。 邀請信函應按一定格式書寫或打印。因公出國團組邀請信函用紙應為標有邀請單位名稱（地址、電話、傳真等）的公文紙。邀請信函的內容應包括：（1）被邀請人的姓名、性別、出生年月日、出生地址、護照號碼、身份、工作單位名稱、地址和電話或家庭住址、電話；（2）邀請目的（比如：商貿考察、參加國際會議、經貿洽談、展覽等）；（3）行程安排、訪問地點；（4）在國外的費用由誰負擔；（5）邀請信函簽發時間、地點；（6）邀請人親筆簽名。 有的國家要求邀請信函由該國外交部、內政部或其他主管部門的確認。